Hợp đồng lao động điện tử: Nhiều tiện lợi nhưng vẫn dè chừng

Theo Tổng cục Thống kê, Việt Nam đang có 51,5 triệu người ở độ tuổi lao động, trong đó 50,6 triệu người đang có việc làm, chiếm hơn 51% dân số cả nước. Trong kế hoạch hoạt động năm 2022 của Ủy ban Quốc gia về chuyển đổi số, ủy ban này đã yêu cầu Ban Chỉ đạo chuyển đổi số Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội xây dựng, phê duyệt kế hoạch thúc đẩy phát triển nền tảng sử dụng hợp đồng lao động (HĐLĐ) điện tử nhằm thúc đẩy người lao động (NLĐ) và tổ chức sử dụng lao động thực hiện ký kết HĐLĐ điện tử.

Đang là xu thế

Từ đầu năm 2021, Bộ Luật Lao động 2019 chính thức có hiệu lực thi hành với nhiều điểm thay đổi mang tính tiến bộ hơn về HĐLĐ để bảo đảm tốt hơn quyền, lợi ích chính đáng của NLĐ và người sử dụng lao động. Trong đó, điều 14 Bộ Luật Lao động 2019 quy định "HĐLĐ được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như HĐLĐ bằng văn bản".

Tuy nhiên, khảo sát mới đây của Công ty TNHH Hệ thống thông tin FPT (FPT IS) cho thấy có tới 95% doanh nghiệp (DN) biết đến hình thức HĐLĐ điện tử nhưng còn băn khoăn về tính pháp lý, khả năng bảo mật và tính linh hoạt trong triển khai áp dụng vào quy trình hoạt động của DN. Ông Nguyễn Tá Anh, Phó Giám đốc Trung tâm Dịch vụ điện tử (FPT IS), thừa nhận rằng những lo ngại về tính pháp lý, bảo mật khiến nhiều DN còn dè chừng trong việc ứng dụng hình thức HĐLĐ điện tử, trong khi Chính phủ đã tạo điều kiện và ban hành nhiều quy định hợp pháp hóa hình thức này. Ông Tá Anh cho biết FPT IS đã triển khai nền tảng ký kết HĐLĐ điện tử cho nhiều DN thuộc nhiều lĩnh vực như bán lẻ, tài chính, sản xuất… và được các DN đánh giá cao về sự tiện lợi. Hiện nay, các DN chuyển đổi số rất mạnh và tất cả những gì có thể chuyển đổi được qua hình thức điện tử đều được các DN hưởng ứng, cho tích hợp vào hệ thống quản trị số của mình. "Rõ ràng HĐLĐ điện tử đang là xu thế của các DN có quy mô nhân sự lớn, nhiều văn phòng rộng khắp. Xu hướng đa dạng hình thức làm việc, trong đó có làm việc từ xa cũng rất cần đến sự giúp sức của HĐLĐ điện tử để bảo vệ quyền lợi của NLĐ" - ông Anh nói.

Hợp đồng lao động điện tử tiết kiệm thời gian làm việc, quy trình thủ tục, hành chính cho các doanh nghiệp

Theo các chuyên gia lao động, HĐLĐ điện tử khi triển khai rộng rãi có thể giúp liên thông dữ liệu giữa NLĐ với các cơ quan quản lý nhà nước, tạo cơ sở dữ liệu để chia sẻ và tra cứu thông tin NLĐ, phục vụ đối chiếu xác minh cho các cơ quan thuế, BHXH, ngân hàng... Qua đó, giải pháp này giúp các cơ quan nhà nước thống kê, đưa ra những chính sách phù hợp, mang lại lợi ích kịp thời cho NLĐ. Về phía DN, HĐLĐ được ký dưới dạng điện tử sẽ giúp DN tiết kiệm chi phí, thời gian và nguồn lực, tăng cường minh bạch trong quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng, bảo đảm quyền lợi cho cả DN và NLĐ. Do đa số DN Việt Nam hiện nay có quy mô nhỏ và siêu nhỏ nên việc áp dụng HĐLĐ điện tử sẽ là thách thức lớn với họ khi phải đầu tư cả về nguồn lực lẫn tài chính để xây dựng, vận hành hệ thống. Do đó, các DN cần lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ uy tín, chất lượng để đồng hành trên con đường chuyển đổi, tiết kiệm nguồn lực, thời gian, công sức và tiền bạc.

Thấy rõ hiệu quả

Hiện nay, tuy số lượng sử dụng hình thức ký kết HĐLĐ điện tử còn khiêm tốn nhưng hiệu quả mang lại đã được nhiều DN thừa nhận. Việc sử dụng HĐLĐ điện tử giúp DN rút ngắn thời gian, tối giản quy trình tiếp nhận nhân sự mới. NLĐ sẽ được trải nghiệm hội nhập số với sự đơn giản, tiện lợi; trong khi đó, DN có thể tối ưu nguồn lực nhân sự, lưu trữ so với khi sử dụng HĐLĐ giấy.

Ông Lương Xuân Linh, phụ trách quản lý hệ thống phần mềm nhân sự Công ty TNHH TI KI (quận 10, TP HCM), cho biết DN của ông đã sử dụng HĐLĐ điện tử từ đầu năm 2022. Sau khi triển khai giải pháp HĐLĐ điện tử, quy trình vận hành của Công ty TNHH TI KI có sự chuyển biến tích cực. Quy trình ký kết được đánh giá phù hợp với chuẩn bảo mật của Tiki và được tích hợp với hệ thống quản trị nhân sự của công ty. Sử dụng HĐLĐ điện tử giúp công ty giảm thiểu chi phí in ấn, chuyển phát, lưu trữ và đặc biệt rút ngắn thời gian phê duyệt. "Chúng tôi đang ứng dụng giải pháp HĐLĐ điện tử tại Tiki, TikiNow và thương mại Tiki. Công ty cũng tiếp tục nghiên cứu áp dụng cho các loại giấy tờ khác trong công ty ngoài HĐLĐ như: thỏa thuận, biên bản, quyết định, chính sách..." - ông Linh nói.

Trong khi đó, theo bà Nguyễn Thị Dung, Trưởng Phòng Hành chính Nhân sự Công ty CP Thương mại Dịch vụ 30 Shine (TP Hà Nội), với đặc thù hoạt động theo chuỗi, với 86 salon tóc nam trải dài từ Bắc vào Nam, 30 Shine luôn xem chuyển đổi số là yếu tố quan trọng để quản trị DN từ nhân sự đến chất lượng dịch vụ. Bà Dung cho rằng HĐLĐ điện tử rất phù hợp với mọi DN bởi cách sử dụng khá đơn giản, nhanh chóng và được NLĐ ủng hộ. "NLĐ nhận HĐLĐ qua e-mail hoặc tin nhắn SMS, cùng mã xác thực bảo mật thông tin và thực hiện ký kết điện tử. Đây là bản hợp đồng có giá trị pháp lý như bản giấy truyền thống. Chúng tôi đang sử dụng rộng rãi với tất cả nhân sự của 30 Shine trên toàn quốc" - bà Dung cho biết.